Factura de una boda a particulares: qué datos pedir y cuándo

Los que identifican al destinatario de la operación: nombre y apellidos, NIF y domicilio completo. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige en una factura completa los datos del expedidor y del destinatario, y el NIF de este último es obligatorio cuando el servicio se entiende realizado en territorio español y quien factura está establecido en España. Es decir, el caso normal de una boda celebrada aquí.

La duda habitual es a cuál de los dos novios se factura. Al que contrata, que es quien figura como parte en el contrato y quien paga. Si los dos quieren aparecer, lo limpio es reflejar a ambos como destinatarios con sus datos, no partir el importe en dos facturas por la mitad, salvo que os hayáis repartido el encargo así desde el principio y cada uno pague su parte.

Con parejas extranjeras el dato de identidad cambia de forma, no de fondo: si no tienen NIF ni NIE españoles, lo que se recoge es el número de pasaporte o el documento de identidad de su país, junto con el domicilio completo. Si la boda se celebra fuera de España o el destinatario es una empresa de otro país, el tratamiento del IVA puede variar y esa es conversación de asesoría antes de emitir.

Cada vez que cobras, y por el importe cobrado. En el IVA español, los pagos anticipados anteriores a la prestación del servicio devengan el impuesto en el momento del cobro y por la cantidad percibida, según el artículo 75.Dos de la Ley del IVA. La señal que entra un año antes de la boda lleva su propia factura con su fecha de cobro, no espera a la entrega.

El plazo de expedición también depende de quién sea el cliente. Cuando el destinatario es un particular, la factura se expide al realizarse la operación; el plazo ampliado hasta el día 16 del mes siguiente es el previsto para destinatarios que son empresarios o profesionales. Con una pareja, lo práctico es emitir el mismo día del cobro y olvidarse.

De una boda estándar salen dos o tres facturas: la de la señal a la firma, la del pago intermedio si lo hay, y la del tramo final antes de la entrega. La última imputa lo ya facturado para que la suma cuadre con el total pactado. Los extras contratados después —archivos en bruto, una pieza para redes, un álbum, horas añadidas— son operaciones nuevas y se facturan aparte, con su propia fecha.

La simplificada es la heredera del antiguo ticket y solo cabe por debajo de ciertos importes. Con carácter general, cuando el total no supera los 400 euros con IVA incluido. El reglamento amplía ese umbral a 3.000 euros con IVA incluido en una lista cerrada de operaciones, en la que figuran expresamente el revelado de fotografías y los servicios prestados por estudios fotográficos.

En la práctica, el encargo completo de una boda suele superar los 3.000 euros y toca factura completa. Pero un tramo suelto puede caer por debajo: una preboda, una sesión corta o un extra pequeño. Aun así, conviene usar factura completa con datos del destinatario en todo lo que forme parte del encargo de una boda, porque así todas las facturas de esa pareja tienen el mismo formato y se identifican entre sí.

Hay otro motivo para no abusar de la simplificada: si el cliente pide después una factura con sus datos, tienes que emitirla igualmente, y acabas haciendo el trabajo dos veces. Las particularidades de tu régimen fiscal, si estás en recargo de equivalencia o si facturas desde una sociedad, se comprueban con tu asesoría antes de cerrar el formato.

Los servicios de fotografía y vídeo tributan al tipo general del IVA, el 21 %. En la factura tiene que constar la base imponible, el tipo aplicado y la cuota por separado, aunque el precio que negociaste con la pareja fuese un total redondo. Si en tu presupuesto hablaste de importes con IVA incluido, la factura hace el camino inverso y desglosa.

La retención de IRPF no aparece cuando el cliente es un particular. La practica quien paga solo si es empresario o profesional obligado a retener, que no es el caso de una pareja que se casa. Si alguna vez facturas a una empresa —una marca, una finca, una productora— ahí sí puede corresponder retención, y el importe a cobrar cambia respecto a lo que suma la factura.

La numeración es correlativa dentro de cada serie y sin huecos. Puedes llevar series distintas para bodas, para extras o para rectificativas, siempre que dentro de cada una el orden sea limpio. Si te equivocas en una factura ya emitida, no se borra ni se reescribe: se emite una factura rectificativa que identifica a la original y explica qué corrige. El calendario de los requisitos de los programas de facturación ha cambiado más de una vez, así que confirma con tu asesoría qué fecha te aplica y si tu herramienta cumple.

Pídelos cuando la pareja te está prestando atención, no cuando necesitas emitir. El momento bueno es la firma del contrato: ahí ya estás recogiendo nombres, documentos y dirección, y un campo más no cuesta nada. El momento malo es la semana en que quieres cerrar el trimestre y descubres que tienes tres bodas sin NIF.

La segunda regla es no pedir lo mismo dos veces. Si el formulario de contacto de tu web ya recoge datos, esos datos tienen que llegar solos a la ficha de la boda. En Revea el formulario crea la ficha del lead con lo que responda la pareja, y tú añades los campos que necesites; a partir de ahí, la boda tiene un sitio único donde viven sus contactos, su contrato, sus envíos y su galería.

La ficha admite además a los dos novios como contactos, con o sin email propio, que es justo lo que una boda necesita y lo que la mayoría de herramientas genéricas no modela. Cuando llega el momento de facturar un tramo, los datos están donde los dejaste, no repartidos entre un WhatsApp, un email y una hoja de cálculo.

Cuatro años como mínimo por la vía tributaria, que es el plazo general de prescripción de la Ley General Tributaria, y seis años por la mercantil, que es lo que el Código de Comercio exige conservar de libros y documentación del negocio. Con guardar todo seis años vas sobrado en ambos frentes. El formato electrónico vale, siempre que se garantice la legibilidad y la integridad de lo emitido.

La mayoría de los problemas de facturación en bodas no son fiscales, son de orden. Datos pedidos tarde, tramos sin factura porque se cobraron por Bizum entre semana, extras que nunca se facturaron y una numeración con huecos porque alguien borró un borrador. Revisar esta lista al cerrar cada trimestre cuesta poco y evita rectificativas.