RGPD
El RGPD no fija un número de años para las fotos de una boda: fija un principio. El artículo 5.1.e obliga a conservar los datos personales solo durante el tiempo necesario para la finalidad que los justifica, de modo que el plazo lo pones tú y tienes que poder explicarlo. En la práctica son tres relojes distintos: la galería entregada, que el sector mantiene online entre 6 y 12 meses con opción de renovar; tu archivo maestro, que vive mientras tengas un motivo escrito; y la documentación del encargo, con los plazos contables y fiscales que te indique tu asesoría.
En esta guía separamos esos tres archivos, damos un plazo razonable para cada uno, explicamos cómo se redacta una política de conservación en cinco líneas y repasamos los errores que más se repiten, incluido el disco duro del cajón que nadie ha vuelto a abrir. Contenido divulgativo: para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.
Actualizado: septiembre 2026
Dice que el plazo tiene que estar limitado y justificado, no que sea corto. El artículo 5.1.e del RGPD recoge el principio de limitación del plazo de conservación: los datos se mantienen de forma que permitan identificar a las personas durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Una boda es un archivo lleno de datos personales de decenas de invitados, así que ese principio te afecta aunque nunca publiques una sola imagen.
La consecuencia práctica no es borrar, es decidir. Guardar un reportaje durante años es legítimo si puedes decir para qué lo guardas: cumplir el encargo, atender una reclamación, mantener tu portfolio con autorización o cubrir una obligación contable. Lo que no encaja con el principio es el archivo indefinido por inercia, sin finalidad escrita y sin fecha de revisión.
El segundo efecto es la transparencia. El artículo 13 del RGPD exige informar del plazo de conservación, o de los criterios para determinarlo, cuando recoges los datos. Con decir en tu política de privacidad y en el contrato durante cuánto tiempo conservas cada cosa cubres esa obligación, y de paso te ahorras la conversación incómoda tres años después.
El error de fondo es tratar la boda como un solo bloque. En realidad conviven tres archivos con finalidades diferentes, y mezclarlos es lo que provoca que alguien borre lo que debía guardar y guarde lo que debía borrar. Separarlos convierte una duda legal difusa en tres decisiones fáciles.
El primero es la entrega: la galería online que ve la pareja y, si lo permites, sus invitados. Su finalidad se agota cuando la pareja ha visto, compartido y descargado su reportaje, y por eso es el que mejor tolera una caducidad. El segundo es tu archivo maestro: los originales, los brutos de vídeo y la edición final que guardas en tu almacenamiento. Aquí la finalidad ya no es la entrega, sino poder responder si la pareja pierde sus copias, y en su caso el uso promocional que tengas autorizado.
El tercero es la documentación del trabajo: contrato firmado, autorizaciones de imagen, presupuesto y facturas. No son fotos, pero contienen datos personales y tienen sus propios plazos, marcados por la normativa mercantil y tributaria más que por el RGPD. Ese bloque lo tratamos aparte en la guía sobre cómo guardar contratos firmados.
Para la galería, la referencia del sector son 6 a 12 meses incluidos en el servicio, con renovación opcional después. Doce meses cubren el primer aniversario, que es cuando muchas parejas vuelven al enlace, y dan margen de sobra para descargar. Si tu cliente quiere más tiempo, la renovación es la respuesta correcta: convierte un coste indefinido en una decisión suya.
Para el archivo maestro no hay una cifra de consenso, así que conviene fijarla por escrito y revisarla una vez al año. Un plazo de entre dos y cinco años desde la entrega es defendible en casi cualquier estudio: cubre el periodo en el que una pareja puede pedirte una copia y el horizonte realista de una reclamación. Si además mantienes imágenes en tu portfolio, esas viven mientras siga vigente la autorización que te dieron, no más.
Para los datos biométricos el criterio es el opuesto: cuanto menos, mejor. El artículo 9 del RGPD los clasifica como categoría especial, y no hay finalidad que justifique conservar un índice de caras cuando la galería ya no está activa. Bórralos en cuanto la entrega termina, aunque las fotos sigan en tu archivo.
No necesitas un documento de veinte páginas. Necesitas cinco líneas que digan qué guardas, dónde, durante cuánto tiempo, por qué y qué pasa al final del plazo. Con eso tienes una política real, y una política real es lo que te permite responder en un minuto a una pareja que pregunta si sus fotos siguen existiendo.
Escríbela una vez y reutilízala en tres sitios: el contrato, el correo de entrega y tu política de privacidad. En el contrato basta una cláusula que diga cuánto tiempo estará online la galería y qué conservas tú después. En el correo de entrega, una frase con la fecha de caducidad concreta. En la política de privacidad, los criterios generales.
La parte que más se olvida es el final del plazo. Decide de antemano si lo que hay al vencimiento es un borrado, un aviso previo o una renovación, y déjalo escrito. En Revea vemos que los conflictos casi nunca vienen del plazo elegido, sino de que la pareja se entera de él el día que el enlace deja de funcionar.
El primero es el archivo eterno por defecto. Cada temporada añade cientos de gigas de fotos y vídeo que nadie vuelve a mirar, el coste de almacenamiento crece solo y el principio de limitación queda sin cumplir. El segundo es el contrario y más grave: borrar sin avisar. Una eliminación silenciosa a los doce meses deja a la pareja sin recuerdo y a ti sin defensa, porque nunca informaste del plazo.
El tercero es el disco duro del cajón. Copias de bodas antiguas en soportes que ya nadie revisa, sin cifrar y sin inventario, son el punto débil de casi cualquier estudio: si se pierde uno, has sufrido una brecha de datos personales y ni siquiera sabes qué contenía. Si conservas originales, que sea en un almacenamiento que puedas listar, cifrar y borrar de verdad.
El cuarto es confundir expirar con borrar. Son cosas distintas y conviene que tu herramienta también las distinga: una galería puede dejar de ser visible manteniendo los archivos intactos, lo que permite reactivarla o renovarla sin haber perdido nada. El quinto es dejar vivos los datos de reconocimiento facial de bodas entregadas hace años, que es exactamente el dato que no deberías estar conservando.
Una política de conservación que depende de que te acuerdes en enero de revisar las bodas de hace tres años no se cumple nunca. Lo que funciona es que las fechas vivan en la herramienta con la que entregas, y que los avisos salgan solos hacia el cliente antes de que algo cambie.
En Revea cada galería tiene su fecha de expiración configurable y su aviso automático al cliente 30 días, 7 días y 24 horas antes, con el enlace de renovación incluido. Expirar no borra nada: la galería deja de ser visible y los archivos siguen donde estaban, así que reactivarla es un clic tuyo o una renovación pagada por la pareja, que cobras íntegra en tu cuenta de Stripe. Lo único que sí se elimina al expirar son los datos de reconocimiento facial, precisamente por lo que exige el RGPD.
El resto del criterio sigue siendo tuyo, y así debe ser. La herramienta puede recordarte la fecha, avisar al cliente y borrar lo que no debe sobrevivir a la entrega, pero la finalidad, el plazo y lo que cuentas en el contrato los decides tú. Nuestra política completa de permanencia está publicada en revea.es/permanencia, con el detalle de qué pasa en cada escenario.
El tiempo que puedas justificar con una finalidad concreta. El RGPD no fija años: su artículo 5.1.e exige que la conservación esté limitada a lo necesario. En la práctica, la galería online se mantiene entre 6 y 12 meses con renovación opcional, y el archivo de originales suele fijarse entre dos y cinco años desde la entrega.
No impone un plazo concreto, pero sí obliga a tener uno. Si conservas un reportaje diez años sin poder explicar para qué, incumples el principio de limitación del plazo de conservación. Con una finalidad escrita, una fecha de revisión y la información al cliente, conservarlo es perfectamente legítimo.
Sí, mientras siga vigente la autorización de uso de imagen que te dieron. La conservación va unida a la publicación: si el permiso se revoca o se limitó a un plazo, esas imágenes salen del portfolio. El resto del reportaje puedes seguir conservándolo con otra finalidad, como el respaldo de la entrega.
Lo habitual en el sector es incluir entre 6 y 12 meses y ofrecer renovación después. Doce meses cubren el primer aniversario, que es cuando muchas parejas vuelven al enlace. Lo importante no es el número, sino comunicarlo en el contrato y recordarlo en el correo de entrega con la fecha concreta.
Se eliminan. Son datos biométricos, categoría especial del artículo 9 del RGPD, y no hay finalidad que justifique mantenerlos cuando la galería ya no está activa. En Revea el índice de caras se purga cuando la galería expira o se borra, aunque las fotos sigan guardadas en tu archivo.
Depende de qué conserves y por qué. El derecho de supresión del artículo 17 del RGPD no es absoluto: cede frente a obligaciones legales, como la documentación contable, o frente al ejercicio de reclamaciones. Lo que sí debes retirar sin discusión es el uso promocional, porque esa autorización es revocable en cualquier momento.
En tres sitios y con el mismo texto. Una cláusula en el contrato con el tiempo que la galería estará online, una frase con la fecha concreta en el correo de entrega y los criterios generales en tu política de privacidad. Cinco líneas bien escritas cubren la obligación de informar del artículo 13.
Con Revea cada galería lleva su propia caducidad, avisa al cliente 30 días, 7 días y 24 horas antes, se renueva con un pago que cobras íntegro y no borra un solo archivo al expirar. Prueba 30 días gratis, sin tarjeta.
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