Cómo guardar contratos firmados y cuánto tiempo conservarlos

Seis años desde que el encargo termina. Es el plazo que deja tranquilos de golpe a los tres relojes que corren sobre el contrato de una boda, y te ahorra decidir caso por caso.

El primero es el mercantil: el Código de Comercio exige conservar los libros y la documentación del negocio durante seis años. El segundo es el tributario: el plazo general de prescripción de la Ley General Tributaria es de cuatro años, así que queda cubierto sin hacer nada más. El tercero es el civil: las acciones personales que no tienen término especial prescriben a los cinco años desde que la obligación pudo exigirse, según el artículo 1964.2 del Código Civil, y una reclamación extrajudicial fehaciente reinicia ese plazo conforme al artículo 1973.

Cuenta desde el final del encargo, no desde el día de la firma. Un contrato firmado en enero de 2026 para una boda de septiembre de 2027 que se entrega en noviembre sigue produciendo efectos hasta esa entrega: el reloj útil empieza ahí. Si la boda se cancela o se aplaza, la referencia es la liquidación, es decir, el día en que se cierra el dinero entre las partes. Y si hay una reclamación abierta, no borres nada hasta que esté resuelta, aunque el plazo se haya cumplido.

Un contrato firmado vale lo que valga la evidencia que lo acompaña. El documento solo dice lo que se acordó; lo que demuestra que esas personas lo aceptaron es el rastro de alrededor. Si archivas únicamente el PDF final y tiras el resto, te quedas con la mitad del expediente.

Guarda en la misma carpeta el documento con todas las firmas, el registro de auditoría que dice quién firmó, cuándo y desde qué dirección IP, y la huella criptográfica del original si tu sistema de firma la calcula. Esa huella es lo que permite demostrar que el archivo no se ha tocado después: si alguien cambia una coma, deja de coincidir. Añade el email o el mensaje con el que enviaste el contrato, porque fecha el envío, y cualquier anexo, presupuesto o addenda que forme parte del acuerdo.

Sobre el formato, la regla es aburrida y funciona: PDF, legible sin software propietario, sin recomprimir y sin reexportar. Cada vez que un PDF firmado pasa por una herramienta que lo vuelve a generar, se rompe lo que lo hacía verificable. Si en tu caso hubo papel, el original en papel no lo sustituye un escaneo: guarda los dos, el físico en un sitio seco y el digital en tu archivo.

Aplica a los contratos la misma regla que ya usas con las bodas: tres copias, en dos soportes distintos, con una de ellas fuera del estudio. Pesan kilobytes, así que no hay excusa de espacio, y sin embargo son lo primero que desaparece cuando se muere un portátil. Perder las fotos es un problema; perder el documento que dice qué te comprometiste a entregar y por cuánto es otro tipo de problema.

El buzón de correo no es un archivo. Los hilos se borran, las cuentas se cambian de proveedor y el adjunto de hace cuatro años acaba en una carpeta que nadie sincroniza. Lo mismo vale para la mensajería: un contrato que solo existe en un chat es un contrato que dependes de un teléfono para recuperar. Descarga siempre el PDF a tu propio almacenamiento, aunque tu plataforma de firma lo conserve.

Y protege el acceso, porque estos archivos llevan datos personales. Disco cifrado o carpeta con contraseña, copia en la nube con verificación en dos pasos, y acceso limitado a quien de verdad lo necesita: tu asesoría necesita las facturas, no la carpeta entera de contratos con teléfonos y direcciones de todas tus parejas.

El archivo que no se puede consultar deprisa acaba sin usarse. La prueba es sencilla: cuando una pareja de hace tres años te escribe preguntando qué incluía su paquete, deberías poder responder sin abrir cinco carpetas. Si no puedes, el problema no es la memoria, es la nomenclatura.

Usa un nombre de archivo que ordene solo y que se entienda sin contexto: fecha en formato año-mes-día, apellidos de la pareja y tipo de documento, por ejemplo 2027-09-18_garcia-lopez_contrato-firmado.pdf. Con la fecha delante, el ordenador te ordena las bodas cronológicamente sin que hagas nada. Mete cada boda en su carpeta y dentro, siempre las mismas subcarpetas, para no pensar dos veces dónde va cada cosa.

Lleva además un índice, aunque sea una hoja de cálculo de cinco columnas: pareja, fecha del evento, fecha de firma, importe y fecha en la que ese contrato se puede borrar. Esa última columna es la que casi nadie tiene y la que convierte la conservación en una tarea de diez minutos al año en lugar de una decisión incómoda cada vez que se llena el disco.

Un contrato de boda firmado es un documento lleno de datos personales: nombres completos, documento de identidad, dirección, teléfono y correo de dos personas, a veces también de sus padres. El RGPD no fija un plazo concreto de conservación: pide que sea el necesario para la finalidad, y aquí la finalidad no es solo prestar el servicio, también es poder acreditar lo pactado si alguien reclama. Por eso guardar seis años es defendible, y guardar veinte porque nunca borras nada, no.

Antes de la conservación viene la minimización: no pidas datos que no necesitas. Revisa con tu asesoría qué te hace falta de verdad para emitir la factura y para identificar a quien firma, y deja fuera lo demás. Cuantos menos datos guardes, menos tienes que proteger y menos te duele un incidente.

Cuando el plazo se cumple, borra de verdad. Eso incluye las copias: el disco externo, la carpeta de la nube, el adjunto del correo y esa copia de seguridad antigua que nadie ha vuelto a abrir. Un borrado que deja tres copias vivas no es un borrado, y es exactamente el tipo de detalle que aparece cuando hay una reclamación de por medio.

En Revea, en los planes Professional y Studio, el archivo se hace solo mientras firmas. Subes tu PDF, colocas encima los campos de firma, nombre y fecha, y lo envías; cada firmante recibe su propio enlace y firma desde el móvil sin crear cuenta, los dos miembros de la pareja en paralelo y sin esperar turno. Tu firma y tus datos se estampan al enviar.

Lo que queda después es justo el expediente que describe esta guía. El documento final se guarda en tu cuenta con el certificado de auditoría —envío, aperturas y firma de cada persona con fecha, hora e IP— y con la huella SHA-256 del original anclada al momento del envío, de modo que cualquier alteración posterior del archivo es detectable. La lista de contratos te dice de un vistazo cuál está firmado, cuál está pendiente y cuándo se envió, y los recordatorios salen solos a quien se ha quedado a medias.

Aun así, en Revea vemos que el hábito que más problemas evita es el más simple: descargar el PDF firmado a tu propio almacenamiento el día que se cierra. La regla de las tres copias sigue valiendo aunque tu plataforma guarde la suya, porque un archivo del que solo tiene copia un proveedor es un archivo del que no eres del todo dueño. Diez minutos al final de cada temporada bastan para tener tu carpeta al día.