Qué datos del cliente guardar de cada boda (y cuáles no)

Los que necesitas para cumplir el encargo, cobrarlo y volver a encontrar la boda dos años después. En la práctica son diez: los dos novios con un email y un móvil, la fecha, el lugar, el servicio contratado con sus extras, el precio y los plazos de pago, la fecha de la consulta, el canal por el que llegó, y las fechas de la señal, del contrato firmado y de la entrega.

Cada campo de esa lista se usa para algo. El canal de origen no es curiosidad: al cabo de una temporada es lo que te dice si las bodas que firmas vienen de recomendación, de Instagram o de Google. La fecha de la consulta es la otra mitad del cálculo, porque sin ella no sabes cuántas peticiones hubo que atender para cerrar las que cerraste.

Y hay datos que no se guardan porque se deducen. La etapa de la boda es uno de ellos: si hay contrato firmado y señal cobrada, la boda está reservada, y si la galería está publicada, está entregada. Escribirlo además a mano en una columna solo crea una segunda versión que tarde o temprano contradice a la primera.

Todo lo que no vayas a usar. El RGPD lo llama minimización en su artículo 5.1.c: se recogen los datos adecuados y limitados a lo necesario para la finalidad, no los que estaría bien tener por si acaso. Y hay una razón práctica además de la legal: lo que no guardas no se te puede filtrar, ni te obliga a contestar nada cuando alguien ejerce sus derechos.

El caso más repetido es la copia del DNI. Para un contrato de fotografía no hace falta, y para una factura a un particular lo que necesitas es el NIF y el domicilio fiscal, no una fotocopia del documento guardada en una carpeta. Pedir el número cuando toca facturar es suficiente y deja mucho menos expuesto.

Con los datos de pago la regla es más simple todavía: los números de tarjeta y los códigos de seguridad no se guardan nunca, ni en un email ni en una nota. Esos datos los procesa la pasarela de pago y ahí se quedan. Del cobro te basta con el importe, la fecha y el medio, que es lo que necesitas para saber qué queda pendiente.

El formulario pide lo justo para poder responder con un precio: nombre, email, fecha de la boda, lugar, qué tipo de cobertura buscan y cómo te encontraron. Seis campos bien elegidos se rellenan desde el móvil en un minuto; doce convierten la consulta en un trámite y la mitad de las parejas no lo termina.

Lo demás llega cuando hay algo que firmar. La hora de la ceremonia, el nombre completo para el contrato, el NIF si va a haber factura o el teléfono del coordinador del espacio no sirven para presupuestar y, pedidos antes de tiempo, dan la sensación de estar rellenando un impreso.

Lo que sí merece la pena es que el dato entre una sola vez. Si la fecha de la boda se escribe en el formulario y luego hay que teclearla otra vez en el contrato y una tercera en la hoja de cálculo, acabarás con tres fechas y tendrás que mirar el email para saber cuál es la buena. En Revea el formulario de contacto crea la ficha del lead con lo que ha respondido la pareja —fecha, lugar, presupuesto y canal de origen—, y si el email ya existe se vincula a la boda que ya tenías en vez de duplicarla.

En un solo sitio, y preferiblemente en el mismo donde ocurre el trabajo. El problema de la hoja de cálculo no es que sea poco profesional, es que está desconectada de los hechos: el contrato se firma en un correo, la galería se publica en otra herramienta y la hoja solo se actualiza si te acuerdas. En plena temporada no te acuerdas, y entonces la hoja dice una cosa y la realidad otra.

Hay un detalle del oficio que casi ningún gestor de clientes genérico resuelve: una boda son dos personas. Muchos sistemas exigen un email único por contacto, así que los dos novios no caben, y acabas con la pareja dividida en dos fichas o con uno de los dos fuera. En Revea una boda es una ficha con varios contactos, y ninguno está obligado a tener email propio: dos novios pueden compartir dirección y quien organiza puede no tener correo.

La otra ventaja es que dejan de hacer falta campos de estado. Al firmar el contrato la boda consta como reservada y al publicar la galería consta como entregada, sin mover nada. Tú apuntas lo que solo tú sabes —precio acordado, horario del día, nombre del espacio— y el resto lo escribe el propio trabajo.

Las facturas y los contratos, seis años: cuatro es el plazo general de prescripción tributaria y seis lo que el Código de Comercio exige conservar de la documentación del negocio, así que con seis cubres los dos frentes. El resto depende de para qué guardas cada cosa, que es exactamente lo que pide el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e del RGPD.

La ficha del cliente se mantiene mientras dure el encargo y el periodo en el que puede haber una reclamación. Para el material entregado, un plazo de entre dos y cinco años desde la entrega es defendible en casi cualquier estudio, y la galería online suele vivir entre seis y doce meses con renovación opcional. Lo que no tiene justificación es conservar un reportaje diez años sin poder decir para qué.

Un dato tiene plazo propio y no admite interpretación: el índice de búsqueda por cara. Son datos biométricos, categoría especial del artículo 9 del RGPD, y no hay finalidad que justifique mantenerlos cuando la galería ya no está activa. En Revea se eliminan al expirar la galería. Y una vez decidido tu plazo, el artículo 13 del RGPD obliga a informar de él, o de los criterios para calcularlo, cuando recoges los datos: con dos líneas en tu política de privacidad y en el contrato queda cubierto.

El error caro no es guardar pocos datos, es tenerlos repartidos. La fecha en un email, el precio en un WhatsApp, el horario en una nota del móvil: cada sitio es correcto por separado y juntos no responden a nada. La prueba llega en enero, cuando quieres saber cuántas bodas hiciste, a qué precio medio y de dónde vinieron.

El segundo error es no apuntar lo que no vuelve. El canal de origen de una consulta que no reservó, el motivo por el que se cayó y el paso en el que se cayó son datos que solo existen en el momento: si no los escribes entonces, no hay forma de reconstruirlos después. Y son justo los que explican si pierdes bodas por precio, que es un problema de posicionamiento, o por tardar en contestar, que se arregla esta semana.

El tercero es el contrario: acumular por si acaso. Fotocopias de documentos, listas de invitados de hace tres años, hilos enteros de conversación. Nada de eso te ayuda a trabajar y todo te obliga a custodiarlo. Guardar menos, en un solo sitio y con un plazo escrito, es más seguro y más útil.